جزوه-اصول و تعاریف سرپرستی و مدیریت سازمانها- در110 صفحه-docx

جزئیات و دریافت

سرپرستی به عنوان یک شغل در اروپا بعد از جنگ جهانی اول شکل گرفت در آن جنبه فنی و نظارت بر انجام کار افراد مورد توجه قرار گرفت با گسترش سازمان ها به اهمیت کار سرپرستان نیز افزوده شد به طوری که بدون سرپرستان انجام کار دشوار بود بعد از جنگ جهانی دم تفکر آموزش سرپرستان مطرح گردید و به لحاظ فزونی یافتن اهمیت نقش سرپرستان به عنوان مدیران نیروی کار در اجرا عملیات سازمان های آموزشی و تحقیقاتی برای آموزش سرپرستی ایجاد گردید اما بهترین سازمان که تا به حال به امر آموزش و تحقیق در مورد سرپرستان و پاسخگویی به نیازهای نظری آنها پرداخته است سازمان بین المللی کار وابسته به سازمان ملل متحد است.

البته سازمان بهداشت جهانی تیز در تهیه استانداردهای شغلی سرپرستان و بهداشت محیط کار آنها فعالیت های فراوانی داشته است آموزش سرپرستی در ایران ابتدا از طریق وزارت کار و امور اجتماعی آغاز گردید و تا به امروز بوسیله چند سازمان آموزشی دنبال می گردد در ده های اخیر نگرش و توجه به منابع انسانی موجب مطالعه و بررسی عوامل موثر بر کیفیت زندگی کاری شده  و یکی از عوامل اصل تایر گذار مدیریت تلقی می گردد و سرپرستی نیز به عنوان یکی از ردههای مدیریت که بر زندگی ماری افراد تاثیر امکان ناپذیری دارد مطرح گردیده است.

سوال

1- پیشینه اصول سرپرستی را توضیح دهید؟

2- کدام سازمان به امور سرپرستی اهمیت می دهد؟

3- ضرورت مطالعه امور سرپرستی چیست؟

ضرورت آموزش سرپرستی

در تمامی فعالیت های صنعتی ، تولیدی و خدماتی جایگاه و نقش  سرپرستان از اهمیت خاص برخوردار است زیرا این گروه از مدیران علاوه بر اینکه حلقه ارتباطی موثر میان کارکنان و مدیران هستند می توانند فعالیت های کارکنان را در جهت هدفهای سازمان نیز رهبری کنند و استفاده صحیح و مفید از امکانات و منابع موجود موجب می شود هماهنگی میان واحدهای سازمان ایجاد شود و نهایتاً بوسیله دستور موثر تقسیم کار راهنمایی ، ارزش یابی و نظارت نیروی انسانی زیر نظر خود را به نحوه مطلوبی هدایت نمایند.

سوال

اهمیت ضرورت آموزش سرپرستی چیست؟

نقش و جایگاه سرپرستی

برای سرپرستی تنها دانش کار کافی نیست آشنایی نظری با کار داشتن مهارت فنی شرط لازم برای سرپرستی است سرپرست باید ضمن داشتن تسلط بر کار روشهای کار، طرز کار ماشینها و ابزار و وسایل را بشناسد انتظارت زیر دستان  مدیران را بداند و میزان انتظارات و اختیارات و مسئولیتهای خویش را تشخیص بدهد امام مهمترین انتظار از وی این است که موجب بر انگیختن افکار شود.

چگونه می توان افراد را برانگیخت؟

برای سرپرستی لازم اینکار وجوه انگیزه درونی است تا بتوان موجب بر انگیختن افراد شد اگر یک سرپرست از دید کارکنان یک مدیر هدف دار باشد و خود نیز این امر را باور داشته باشد می تواند این انگیزه را در دیگران ایجاد کند. 

اختیارات و مسئولیتهای سرپرست

اهمیت اختیارات سرپرست در محیط کار عبارت است از:

1- دستور دادن و تشویق و تنبیه نظارت

2- دادن دستور کار

مسئولیتهای سرپرست

1- مسئولیت در برابر افراد زیر دست : آموزش، حفاظت در برابر خطرات، هدایت و راهنمایی افراد، ایجاد نظم و هماهنگی ، رهبری کار گروهی ، ایجاد انگیزه تغییر و تحول

2- مسئولیتهای در برابر بالا دستان : ارائه گزارش کار به مدیران بالاتر ایجاد هماهنگی در پیشبرد کار ( نقاط ضعف، پیشرفت کار، نقاط مثبت )

3- مسئولیت در برابر سرپرستها: ایجاد ارتباط و هماهنگی

4- مسئولیت در برابر کار: کمیت و کیفیت کار در رعایت استاندارد زمانی کار

سوال

1- مسئولیتهای سرپرستی را توضیح دهید؟

وظایف سرپرست

1- سرپرست در محدوده  اختیارات و مسئولیتهایش عمل می کند نه فراتر از آن

2- سرپرست لازم است هدفهای سازمان را بشناسد و نقش خود را در راه یابی به هدف ها بیابد.

3- ایجاد ارتباط و هماهنگی میان واحد خود و سایر واحدها

4- سرپرست باید توانایی بهبود روش و تغییرپذیری در قسمت خود را داشته باشد.

عوامل موثر در انتخاب شغل

عوامل زیادی در تعیین شغل افراد موثرند که مشاور و سرپرست باید به آن توجه نمایند. مهمترین آنها عبارتند از :

الف) هوش : انجام هر کاری نیاز به سطحی از هوش دارد تا آن کار به طور موثر انجام گیرد . مهمترین عامل در انتخاب شغل ،  میان هوش و توانایی ذهنی فرد می باشد .

ب) علاقه : فرد باید کارش را دوست داشته باشد ،گرایش به یک کار می تواند کافی باشد و در موارد ی نیز

 می توان علاقه را در فرد ایجاد کرد.

ج) شخصیت: شخصیت مجموعه خصوصیات بدنی و ذهنی و روحی فرد می باشد .عواملی مانند استعدادها، نگرشها،علائق و وضعیت جسمانی  (بدنی) سازنده شخصیت بوده

د) واقع بینی : در انتخاب شغل بعضی از افراد واقع بین بوده و کار را با تمام ویژگیهای آن می بیند و انتخاب می کنند و گروهی دیگر جنبه هایی از کار را می بینید و تصویری کامل از تمامی کار در ذهن ندارند. این نوع انتخاب ها در بیشتر موارد با شکست همراه است.

ه ) عوامل محیطی: عواملی که در محیط زندگی فرد وجود دارند بر انتخاب شغلی او تاثیر می گذارند ، عواملی مانند گروه اجتماعی ، وضعیت اقلیمی، خانواده ، دوستان و نزدیکان در انتخاب نوع کار  فرد موثر هستند.

سلسله مراتب نیازها از نظر آبراهام مازلو

1- نیازهای جسمی و زیستی: این نیازها در واقع نیازهای حیاتی بوده و اولین نیازهای یک موجود زنده است مانند نیا به هوا، آب و غذا

2- نیازهای ایمنی: این نیازها میل به اهمیت و آرامش در انسان نشان می دهد رها بودن از خطر در برابر بیماریها، حادثه و هر عامل تهدید کننده

3- نیازهای دوستی و محبت: انسان موجودی است اجتماعی و علاقمند به دوستی و محبت ، روابط  خانوادگی و اجتماعی او بر پایه این نیاز شکل می گیرد

4- نیازهای ارزش و احترام: انسان ب موجودی اجتماعی نیاز به ارزش و اختیار دارد ، علاقمند است دیگران  برای او ارزش قائل باشند.

5- نیازهای دانستن و درک کردن: میل به آگاهی و درک پیرامون محیط

6- نیازهای زیبا شناسی: تمایل به زیبایی و زیبا دوستی که موجب پرور هنر می گردد

7- نیازهای خود یابی و خود شکوفایی: عالی ترین سطح نیازهای انسانی شناخت خویشتن ، خودآگاهی و تحقق استعدادها می باشد.

تعریف برنامه ریزی

عبارت است از فرآیند تعیین تعریف اهداف سازان ، تدارک دقیق و پیشاپیش اقدام ها و وسایلی که تحقق اهداف را میسر می سازند.

اقدام ها و وسایل عبارتند از : پیش بینی روش ها ، زمان و مکان، منابع موجود و افراد موجود

سازمان دهی

اصطلاح سازمان دهی در مدیریت 2 معنای متداول دارد : در معنای اول ایجاد و طراحی سازمان یا زیر ساختار توسط گروه کاری است مثلاً : هر اداره یا تیم ورزشی را می توانیم سازمان بنامیم  در معنای دوم به فرآیند سازمان دهی یعنی جریان نظم و ترتیب دادن به کار ، فعالیت تقسیم و تکلیف آن به افراد به منظور انجام دادن کار  تحقق هدفهای معین است از طریق فرآیند سازمان دهی افراد به صورت گروهی در ساختار و روابط قرار می گیرند تا توانایی های لازم و کافی کار موثری را برای رسیدن به هدفهای معین انجام دهند.

فرآیند سازمان دهی

1- تشخیص فعالیت های لازم برای رسیدن به اهداف و اجرای برنامه ها و هدف ها

2- گروه بندی فعالیت ها با توجه به منابع انسانی و ماد موجود و تشخیص بهترین طریقه استفاده کردن از آنها

3- دادن اختیار و عمل و حق دستور دهی و تصمیم گیری برای انجام دادن کار به مسئول هر گروه

4- ارتباط دادن واحدهای گروه بندی شده به یکدیگر به صورت عمودی  افقی از طریق روابط اختیار ،شبکه اطلاعاتی و نظام اطلاعاتی

هماهنگی

هماهنگی تقسیم وظایف و سازمان دهی واحدهای کار و فعالیت نیاز به هماهنگی دارد.

هماهنگی عبارتند از : فرآیند ایجاد وحدت و یگانگی میان اهداف فعالیتها و وظایف مختلف سازمان به نحوی که هدفهای سازمان به طور موثر تحقق یابد.

حیطه نظارت

حیطه نظارت به زبان ساده اشاره می کند به تعدادی زیر دستانی که مستقیماً زیر نظر مدیر انجام وظیفه می کند و به او گزارش می دهند.

تعیین وسعت یا اندازه حیطه نظارت به 2 دلیل از نظر هماهنگی اهمیت دارد: اولاً حیطه نظارت بر نحوه استفاده سازمان از مدیران و عملکرد موثر زیر دستان اثر می کند اگر حیطه نظارت وسیع باشد کنترل آن از توان مدیر خارج است. حیطه نظارت کوچک و محدود هم موجب می شود توانایی مدیران کمتر شود میا حیطه نظارت و ساختار سازمان واسطه ای برقرار است.

وحدت فرماندهی

یکی از اصول سنتی مدیریت است که به موجب آن هر زیر دست برای اجرای ظایف خود باید فقط از یک سرپرست مافوق خود دستور بگیرد و مستقیماً پاسخگوی او باشد.

تعریف سازمان

عبارت است از مجموعه از انسانها، ابزار و امکانات کاربردی و سرمایه ای که در چارچوب روابط و ساختارهای معین و با یک روحیه همکاری مشترک در جهت دستیابی به اهدافی کنار هم قرار گرفته است در تعریف ما چهار نکته است:

1-  انسانها

انسانها از نظر کمی و کیفی مورد توجه هستند برای دستیابی به یک کار تعداد انسان لازم است از نظر کیفیت یک تعداد اندک بر یک تعداد کثیر غالب میشوند انسانها از نظر کیفی باید ویژگیهایی داشته باشند: الف)توان انجام کار ب) تمایل به انجام کار

یک زمانی است که انسانها توان کار را دارند ولی به دلایلی تمایل ندارند به انجام کار انگیزه برای انجام دادن یک کار است این انگیزه عوامل گوناگونی را در بر میگیرد تئوری انتظار،مقایسه،عوامل اجتماعی و غیره را شامل می شود.

2- ابزار و امکانات

 کاربردی و سرمایه ای انسانها اگر بخواهند کار راب ه بهترین شکل ممکن انجام دهند باید بهترین ابزار را در اختیار داشته باشند.

3- روابط و ساختارها

انسانها با یک روابطی در سازمانها کنار هم قرار می گیرند تا چه کسی دستور بدهد و از چه کسی دستور بگیرند.

4- تئوری سیستمی

اجزای سیستم به همدیگر پیوسته هستند علیرغم اینکه با یکدیگر در ارتباط هستند با محیط نیز در ارتباط هستند این سیستم به سیستم زنده تبدیل می شوند که سازمان ها را سیستمها زنده عقلایی می نامند این سیستمها زنده عقلایی باید روح داشته باشند روح سازمانها در آدم تجلی می کند و رفتار و روابطی که با هم دارند فرهنگ سازمانی را تسکیل می دهد.

فرهنگ سازمانی

 فرهنگ سازمانی مجموعه ای از رفتار و اعمال و کارهای که در یک سازمان انجام می گیرد و یک روحیه ویژه در کارکنان خود ایجاد می کند فرهنگ قوی است که مار ا به سمت اهداف سوق می دهد و فرهنگی ضعیف است که ما را دور کند

مدل SWOT  ماتریس دوبر

تهدیدها  T               فرصت ها O                         

         2                           1                        قوت ها S

           4                           3                           ضعف ها W

   در خانه اول فرصت ها زیاد و قوت ها نیز زیاد است استراتژی که انتخاب می کنید این است استفاده از فرصت ها در جهت تقویت قوت ها یا بلعکس ، کار مدیر در اینجا راحت است و این دو استراتژی را می تواند به کر گیرد اگر بخواهیم در مورد کشورها مثال بزنیم کشور آمریکا مثال خوبی است شرایط محیطی  بین المللی خوبی دارد آمریکا 68% قدرت نظامی جهان را دارد. ( 45 دانشگاه برتر جهان در آمریکا است.)

در خانه دوم تهدیدها زیاد و قدرت ها نیز زیاد است مثل چین و ژاپن که تهدیدهای محیطی این دو کشور بسیار زیاد است.

در خانه سوم فرصت ها زیاد است صعف ها نیز زیاد است مثل کشور مالزی که از فرصت ها در جهت رفع ضعف  ها استفاده می کرده.

در خانه چهارم کشورهایی مثل افغانستان یا کشورهای آفریقایی را می توان مثال زد که در آن هم تهدید و هم ضعف زیاد است. ( استاد خانه چهارم امام است که در سال 1359 در زمان جنگ تحمیلی از تهدیدها  به بهترین کل در جهت خلق قدرت استفاده کرد.

مزایای ساختار بلند

1 چون حیطه نظارت محدود است پس کنترل در سطوح بیشتر است.

2- کارها به سمت تخصصی شدن پیش می روند.

3- تقسین ار جزئی تر است و در وقت صرفه جویی بیشتری می شود.

4- احتمال اینکه کارها تخصصی تر شود زیاد است اما هزینه زیادی نیز دارد.

5- انگیزه کارکنان بالا می رود یک یا دو رده سازمانی برای بقیه افراد دست نیافتنی است.

6- رده های بالای سازمان دارای هوش اجتماعی هستند در رده های بالا قدرت تخصصی کمتر می شود.

مزایای ساختار مسطح

1- سرعت انجام عملیات بیشتر است.

2- هزینه پایین تر است.

3- ارتباطا بالاترین مقام با رده های پایین بیشتر است.

4- برای رسانه ها بهترین ساختار،ساختار مسطح است زیرا در رسانه سرعت کار اهمیت دارد.

نظریه های مدیریت علمی

هدف اصلی مدیریت باید تامین حداکثر رضایت و خشنودی برای کارفرما باشد که این رضایتمندی باید توام با ایجاد حد اعلی کامیابی برای هر کارمند باشد مدیریت علمی در حوالی سال 1900 آغاز و به سرعت مورد استفاده قرار گرفت شاید بتوان گفت مدیریت علمی یکی از مهمترین عواملی بوده است که معیارهای تازه ای را در آمریکا و برخی از جوامع سنتی پدیدآورده است.فردریک تیلور را بنیانگذار مکتب مدیریت علمی می دانند. تیلور چاره عدم کارایی سازمان ها را اعمال مدیریت علمی می دانست او معتقد است برنامه ریزی و سایر وظایف مدیریتی که قبلاً بوسیله کارگران انجام می گرفت می باید به دست کارشناسان و متخصصان انجام می گیرد او مدیریت علمی را با اعمال تخصصی در حوزه مدیریت،مدیریت مبتنی بر وظیفه بوجود آورد او معتقد است نظارت بر جوانب مختلف عملیات باید بر اساس تخصص به سرپرستان چندگانه واگذار شود به طور کلی نظریه مدیریت علمی تیلور را می توان به شرح ذیل خلاصه کرد:

1- نظریه مدیریت علمی تیلور بر سطح عملیاتی سلسه مراتب ادارای متمرکز بود.

2- تفکیک تخصصی و تقسیم ار به کوچکترین جزء ممکن به روش علمی

3-پیدا کردن بهترین روش انجام کار و تولید

4- یافتن استاندارد انجام کار و استخدام بر اساس تخصص

5- وضع مقررات حقوق و دستمزد با توجه به انجام کار نه فقط بر اساس سابقه خدمت

6- همکاری و تعامل بین مدیر و مجری جهت حصول اطمینان از انجام کار

7- نقسیم کتر به تساوی بین مدیر و مجری و با تفکیک وظایف مدیران و مجریان

سوال

1- به طور کلی نظریه مدیریت علمی عیلور را توصیح دهید؟

نظریه مدیریت ادارای

از میان مدیران صنعتی و صاحب منصبان دولتی و اداری او را بنیانگذار مدیریت جدید می نامند و تجربه های خود را کم و بیش با بینش و آگاهی توصیف کند هنری فایول تقریباً همزمان با تیلور به نگارش در زمینه مدیریت پرداخت. فایول به سطح مدیریت در راس سلسله مراتب سازمانی متمرکز بود فایول معتقد بود که علیرغم تنوع  موجود در هدفهای سازمانی و شرایط محیطی آنها شباهتهای اساسی در ساختار و فرآیندهای سازمانی یافت می شود فایول 55 کارکرد یا وظیفه مهم را برای مدیریت بیان می کند و عبارتند از:

1/. برنامه ریزی

2/. سازمان دهی

3/. نظارت و کنترل

4/. هدایت و رهبری

5/.هماهنگی

سوال

1- فایول 5 کارکرد یا وظیفه مهم را برای مدیریت اداری  بیان می کند نام ببرید؟

عناصر مهم نظریه فایول عبارتند از : مهم

1- تقسیم کار                  2- اختیار و مستولیت               3- انضباط اداری           4- وحدت فرماندهی

تقسیم کار

تقسیم کارهای اداری یاصنعتی سازانی بر اساس تخصص اعضای آن

پ

اختیار و مسئولیت

دادن اختیار به مسئولین رده بالای سازمان جهت کنترل کادرهای پایین

انضباط اداری

بدین معنی که ارتباط مدیران و مجریان به صورت دستور فرمانده و اطاعت کارکنان طبق قوانین و مقررتی تنظیم یافته است.

وحدت فرماندهی

هر سازمانی باید دارای وحدت فرماندهی باشد.

سوال

1- عناصرمهم نطریه فایول را نام ببرید و توضیح دهید؟

نظریه مک گریگور (X,Y )

مک طبیعت انسان را در دو دیدگاه مزدوج متعامل خلاصه کرد:

دیدگاه اول

X یا هدایت و کنترل سنتی است.

دیدگاه دوم

Y یا هدایت به شیوه انسانی حدید است.

نظریه X شامل فرضیه های منفی درباره انسان است و دیدگاه او آن است که مدیران از این فرضیه ها غالباً به عنوان اساس رفتار خود با کارکنان سازمان استفاده می کنند و معتقداً بی میلی کارکنان  نسبت به کار ذاتی است بنابراین از قبول مسئولیت خوداری می کنند مگر آنکه تهدید ،تنبیه و یا کمنرل شوند.

نظریه Y فرضیه های سنتی را معرفی می کند. مک معتقد است که مدیران باید تلاش کنند آنها را به کار گیرند زیرا معتقداً احساس کار برای مردم مثل استراحت و بازی یک امری است طبیعی و انسان خود در جهت اهدافی است که نسبت به آنها احساس تعهد کند و در این صورت کار خود را رشد می دهد و توان یادگرفتن و پذیرش مسدولیت را دارد.

مک نظریه Y را پیشنهاد میکند که با نظریه X تفاوت بسیاری دارد.

تئوری های کلاسیک

این تئوری از سال 1910 شروع شده است و به 3 دسته کلی تقسیم می شود.

1- مکتب مدیریت علمی تیلو